Em síntese: O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades a fim de atender aos seus requisitos. Planejamento, iniciação, execução e monitoramento, são os meios de controle que o gerente de projetos utiliza para garantir o sucesso na entrega das demandas e alcançar os objetivos esperados.

Gerenciar um projeto inclui:

• Identificação das necessidades;
• Estabeler objetivos claros e alcançáveis;
• Balancear as demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo;
• Adaptação das especificações, dos planos, da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas.

É importante observar que muitos processos dentro do gerenciamento de projetos, são iterativos devido a existência e necessidade de uma elaboração progressiva durante todo o seu ciclo de vida do projeto. Isto é, conforme uma equipe aprende mais sobre um projeto, maior será seu nível de gerenciamento de detalhes e com isso, alcançar o objetivo se torna uma consequência natural.

Entendimento do ambiente do projeto

Praticamente todos os projetos são planejados e implementados em um contexto social, econômico, internacional, político, físico e ambiental, tendo impactos intencionais e não intencionais positivos e/ou negativos. Sendo assim, os envolvidos devem ter a capacidade de adaptação e versatilidade como premissas básicas nas suas ações.

Ambiente cultural e social: o time precisa entender como o projeto afeta as pessoas e como as pessoas afetam o projeto. Isso exige um entendimento de aspectos econômicos, demográficos, educacionais, éticos, étnicos, religiosos e de outras características das pessoas envolvidas. Cabe ao gestor examinar a cultura organizacional e ter a autoridade para gerenciar o projeto.

Ambiente internacional e político: talvez seja necessário que alguns membros da equipe estejam familiarizados com as leis e costumes internacionais, nacionais, regionais e locais aplicáveis, além do clima político que possa afetar o projeto. Outros fatores internacionais a serem considerados são as diferenças de fuso horário, feriados nacionais e regionais e a logística (viagens, teleconferência, etc.).

Ambiente físico: em caso de impacto no ambiente físico, alguns membros da equipe de projetos precisam conhecer bem a ecologia local e a geografia física, somente com a ciência desses aspectos, os envolvidos tem a dimensão e a realidade das causas e efeitos referente a entrega do projeto.

Por fim, o termo "gerenciamento de projetos" às vezes é usado para descrever uma abordagem organizacional ou gerencial na condução de atividades não somente ligadas a TI e sim a um contexto geral dentro de uma organização, em síntese: "é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo."

Guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos – (GUIA PMBOK) 3ª Edição

Escritório de gerenciamento de projetos

Da mesma forma que o conceito de projeto, o conceito de Escritório de Gerenciamento de Projetos admite muitas definições, mas sem muita variação conceitual. Pode-se definir o PMO como sendo a entidade organizacional formalmente estabelecida responsável por:

• Definir, uniformizar e defender padrões, processos, métricas e ferramentas;
• Oferecer serviços de gerenciamento, treinamento e documentação;
• Garantir o alinhamento das iniciativas à estratégia organizacional e confeccionar relatórios de progresso e acompanhamento.

Modelos, funções e composição interna:
Os PMO´s podem ser divididos em três tipos principais:

• Nível 1 – Escritório de Controle de Projetos
• Nível 2 – Escritório de Suporte aos Projetos
• Nível 3 – Escritório Estratégico de Projetos

Apesar da divisão de modelos, diferentes tipos de escritórios podem ser utilizados ao mesmo tempo em áreas distintas da organização ou mesmo dentro da mesma área. Esses modelos podem também se misturar, fazendo com que as fronteiras entre eles sejam muito tênues.

Nível 1 – Escritório de Controle de Projetos

Um PMO de nível 1 é responsável pela emissão de relatórios e pelo acompanhamento de indicadores previamente estabelecidos, sem influenciar a forma como os projetos são conduzidos. As funções de um PMO neste nível são:

• Emitir relatórios de progresso, custos, orçamento, performance e riscos.
• Manter uma base de dados de ações históricas.

Em síntese, um escritório desse nível trabalha controlando as atividades do dia-a-dia dos projetos, para ajudar os gestores a assegurar a realização das metas, resultados e orçamento planejados.

Nível 2 – Escritório de Suporte aos Projetos

Um PMO de nível 2 geralmente controla projetos grandes ou um número expressivo de projetos pequenos e médios. É responsável por:

• Todas as funções de um PMO de nível 1;
• Fornecer treinamento em gerenciamento de projetos;
• Estabelecer e verificar o cumprimento de padrões e métricas;
• Possibilitar o alinhamento dos projetos às estratégias organizacionais;
• Controlar e armazenar as lições aprendidas e os relatórios gerados;
• Definir, implementar e controlar mecanismos de controle de mudanças;
• Assumir o papel de mentor para projetos com problemas.

Assim, basicamente, um PMO de nível 2 difere de um de nível 1 principalmente pelo poder de influenciar no andamento dos projetos por meio de definição de metodologias, técnicas, métricas e ferramentas a serem utilizadas.

Nível 3 – Escritório Estratégico de Projetos

Um Escritório Estratégico de Projetos opera no nível corporativo, coordenando e definindo políticas para todos os projetos dentro da organização, gerenciando o portfólio corporativo e prestando auxílio aos escritórios de nível 1 e 2, se existirem. Neste nível, um PMO geralmente é considerado um centro de excelência em gerenciamento de projetos, guiando e ajudando o nível gerencial das organizações e demais membros dos times a alcançarem seus resultados de maneira mais eficiente.

. Neste nível de PMO, as funções principais são:

• Todas as funções do PMO de nível 2;
• Padronização do gerenciamento de projetos;
• Identificação, priorização e seleção de projetos;
• Gerenciamento corporativo de recursos;
• Implantação e manutenção de um sistema de informações;
• Alinhamento dos projetos à estratégia corporativa;
• Desenvolvimento profissional dos integrantes do PMO.

A principal diferença entre os níveis 2 e 3 dos Escritórios de Gerenciamento de Projetos é o caráter corporativo do segundo em relação ao caráter departamental do primeiro. Muitos escritórios são considerados modelos híbridos em relação aos níveis apresentados. O importante dessa divisão é observar que não se deve definir um PMO de nível 3 e ocupá-lo exclusivamente com tarefas operacionais de projetos, ou definir um PMO de nível 1 e ocupá-lo com tarefas estratégicas.

Uma das funções do PMO é ser o guardião da metodologia do gerenciamento de projetos da empresa e o responsável por sua contínua evolução. Para tanto, o escritório faz uso de um modelo de maturidade em gerenciamento de projetos.

Fonte: Promon Business & Technology Review